Det er endvidere en betingelse for den fortsatte behandling af ansøgningen, at alle henvendelser om den ansøgte tjeneste går gennem udvalget og ikke direkte til samarbejdspartneren.
Ansættelsesproceduren vil herefter normalt omfatte en samtale med udvalget eller repræsentanter for dette. Sekretæren for international mission vil normalt deltage i dette møde.
Hvis udvalget kan støtte ansøgningen, vil der blive rettet henvendelse til den pågældende samarbejdspartner for at få deres accept af det videre forløb.
Herefter udarbejdes et ansættelsesbrev, der fastlægger udsendelsesperiode, arbejdsopgaver, ansvar, økonomi, løbende rapporteringer og konsultationer, hjemkomst og debriefing-samtale. Desuden beskrives, hvordan volontøren umiddelbart efter ankomst til landet skal gennemgå et intensivt sprogkursus, hvis dette er relevant/nødvendigt for at kunne deltage i den daglige kommunikation.
Udvalget vil i samarbejde med volontøren fastlægge omfanget og arten af forberedelse til tjenesten. Dette kan bestå af læsning af relevant litteratur samt deltagelse i diverse forberedende møder m.v. efter udvalgets nærmere bestemmelser i hvert enkelt tilfælde. Disse studier kan omfatte kultur, historie, missiologi eller konkrete færdigheder, der udruster til varetagelse af de opgaver, der skal løses.
Før udsendelse foretages eventuelle vaccinationer, søges om visum eller opholdstilladelse.
Økonomi
Det grundlæggende princip for udsendelse af volontører er, at volontøren selv er ansvarlig for alle udgifter vedrørende forberedelser, udrejse, forsikring, ophold og hjemrejse.
DDM og MBU vil være behjælpelig med at rejse de nødvendige midler gennem en anbefaling og eventuelle ansøgninger til relevante støttemuligheder.
Det forventes, at volontøren opnår en del af støtten fra sin lokale menighed.
De økonomiske vilkår fastlægges i forbindelse med ansættelsessamtalerne og blandt andet på baggrund af resultaterne af de ansøgninger, MBU måtte have indsendt til offentlige og private puljer og fonde m.v.
Undervejs i tjenesten
Volontøren stilles til rådighed for den kirke eller organisation, hvor tjenesten skal finde sted, og volontøren er i det daglige arbejde ansvarlig over for den lokale ledelse. Det daglige tilsyn og tildelingen af opgaver og ansvar vil derfor blive varetaget af den daglige leder.
Udvalget vil udpege en person, der overordnet set er ansvarlig arbejdsgiver for volontøren, og som bl.a. på baggrund af volontørens månedlige rapporter fører tilsyn med dennes tjeneste. Der gennemføres kvartalsvise medarbejdersamtaler under tjenesten enten på stedet eller via telefon.
Det pastorale tilsyn kan finde sted, ved at volontøren finder en lokal sjælesørger, eller der udnævnes en af volontøren ønsket person i Danmark.
Volontører skal under tjenesten sende en månedlig statusrapport til udvalgets koordinator. DDM udarbejder og udleverer skabelon til rapportens udformning og indhold forud for udrejsen.
Efter tjenestens ophør
Ved indgåelse af ansættelsesaftalen præciseres de nærmere forventninger til volontøren for så vidt angår afsluttende rapportering, deltagelse i forskellige arrangementer, foredragsvirksomhed og lignende efter tjenestens ophør, jf. ansættelsesaftalen.
Ophør af tjenesten før ansættelsesaftalens udløb
Hvis aftalen misligholdes af volontøren, kan udvalget hjemkalde volontøren før det fastsatte tidspunkt. Der kan i sådanne tilfælde kræves tilbagebetaling af midler, som vedkommende har modtaget fra DDM eller MBU.
Hvis den lokale ledelse ønsker samarbejdet bragt til ophør inden udløbet af ansættelsesaftalen, vil udvalget efter samtale med volontøren beslutte, om volontøren kan fortsætte i en anden tjeneste, eller om volontøren skal hjemkaldes.
