Persondataforordningen (GDPR)

 

Persondataforordningen (eller Databeskyttelsesforordningen), GDPR, erstattede 25. maj 2018 persondataloven fra 2000. Det har skærpet nogle af de pligter, der følger med, når man som kirke behandler personoplysninger. Her kan du læse Det Danske Missionsforbunds (DDM) persondatapolitik.

 

Denne side er tænkt som en vejledningen eller et hjælpredskab, for vores kirker, når de skal danne et overblik over, hvilke personoplysninger kirken behandler, hvad de skal bruges til, hvordan de behandles og på hvilket lovlige grundlag (hjemmel) de behandles. Nederst på siden besvarer vi ofte stillede spørgsmål (FAQ).

Vejledningen vil blive opdateret, når der sker udvikling på området, fx som følge af uddybende vejledninger fra Datatilsynet og når vi udgiver yderligere ressourcer.

Missionsforbundets kirker opbevarer, som regel, persondata i både digitale og fysiske arkiver, på flere forskellige digitale platforme og forskellige geografiske steder. I det en kirke som regel har brug for at opbevare mere persondata, end det som kun vedrører medlemsforhold, så vil hver enkelte kirke, som oftest have et selvstændigt dataansvar.

 

Til vejledningen nedenunder er der tre dokument-skabeloner, som I vil få brug for når I arbejder med GDPR.

I skal informere mere,

gemme mindre

og beskytte bedre.

  • ​Indhent ikke flere personoplysninger end nødvendigt og kun til et konkret, tydeligt formuleret, i forvejen bestemt, formål.

  • Oplys medlemmer, ledere og ansatte om hvordan deres data behandles.

  • Gem og opbevar ikke oplysninger i længere tid end nødvendigt.

  • Beskyt de personoplysninger I behandler i foreningen.

Tjekliste for GDPR arbejdet i kirken

 

Der er 5 grundlæggende spørgsmål som I bør stille når I går igang med med GDPR arbejdet. Det er menighedsrådet i kirken der er dataansvarlige og skal sikre at forordningen overholdes. I bør dog udpege en person eller et udvalg der kan i varetage opgaven og løbende arbejde med GDPR.

1. Hvordan ser det ud i dag? Skab et overblik!

Hvem samler personoplysninger og hvordan? Hvem behandler persondata fx i Collect eller i et anden system? Hvilke personoplysninger behandler I? Det kan fx være medlems- eller brugeroplysninger som navn, adresse, e-mail, billede og personnummer. I hvilke andre systemer og registre behandler I disse personoplysninger og på hvilket (hjemmel) juridisk grundlag? Hvordan afgør I hvilke oplysninger I skal indsamle? Sørg også for at få overblik over, hvordan I håndterer, opbevarer og sletter oplysninger. Brug overblikket til at lægge en plan for arbejdet med at gøre jeres forening GDPR klar.

 

Nyttig download: "Skabelon til fortegnelser over behandlingsaktiviteter"

2. Opbevares personoplysninger sikkert? 

Det er en vurderingsag, hvornår personoplysningerne er sikkert opbevaret. Personoplysninger i fysiske dokumenter kan fx opbevares i et aflåst skab i et aflåst rum/kontor. Digitale dokumenter med personoplysninger skal I sikre med adgangskoder, ligesom der skal være adgangskoder på de mobile enheder, pc’er og hjemmesider, I bruger til at tilgå persondata. Det gælder også frivillige og ansattes private enheder, når de har adgang til personoplysninger. Hvis I opbevarer persondata hos Cloud-tjenester (fx OneDrive/SharePoint, Dropbox og Google Drev) skal I sikre jer, at tjenesten lever op til kravene i persondataforordningen.

Når I sender e-mails til jeres medlemmer fx med invitation til årsmøder eller andre arrangementer, skal I bruge funktionen BCC, så dem der modtager e-mailen ikke kan se, hvem I ellers har sendt den til.

3. Hvad må vi ikke længere behandle eller gemme?
Opbevarer I data, som I ikke længere må indsamle? Opbevarer I persondata, der ikke længere er nødvendig, forældet eller fejlbehæftet? Hvad skal I gemme og opbevare? Hvis der ikke længere er et lovligt grundlag for opbevaring, skal det slettes.

4. Har I beskrevet procedurer og arbejdsgange?
Beskriv og sæt mål for hvordan I vil behandle persondata ved fx instruktioner og rutinebeskrivelser. Sørg for, at alle medlemmer, ansatte, frivillige og brugere kender reglerne og jeres procedurer for, hvordan og til hvad I bruger deres personoplysninger. Det er vigtigt, at frivillige og ansatte kende reglerne godt, så de ikke uforvarende opbevarer eller deler personoplysninger i IT-programmer eller Cloud-løsninger (fx Dropbox, Office365), som I ikke har en databehandleraftale med, eller som ikke er beskrevet i jeres fortegnelse. I skal kunne dokumentere at frivillige med flere, er gjort bekendt med reglerne, fx i jeres persondatapolitik.

 

Nyttig download: "Skabelon til persondatapolitik".

5. Hvordan skal det gøres og af hvem?
Gennemgå systemer for at sikre, at det formål eller den politik, du skriver, følges, og det I har besluttet, gennemføres. I skal dokumentere arbejdet, så I kan vise overfor Datatilsynet, hvad I har gjort og vil gøre. Det er vigtigt at huske at også oplære ansatte, ledere og frivillige medarbejdere i, hvordan man håndterer personoplysninger.

 

 

Tre vigtige dokument-skabeloner

 

1. Skabelonen til "Persondatapolitik" skal være med til at opfylde kirkens oplysningspligt. I skal bruge jeres persondatapolitik til at informere om hvilke persondata i indsamler. Persondatapolitikken er et dokument (digitalt og trykt), der fx informerer medlemmer, ansatte, frivillige og brugere om, hvordan I behandler oplysninger om dem, hvorfor I opbevarer bestemte oplysninger (fx e-mail adresser), hvad I bruger oplysningerne til, og hvem i foreningen de kan henvende sig til, hvis de vil have slettet deres data. Den skal være tilgængelig for de personer, I behandler oplysninger om. Derfor kan I med fordel udlevere persondatapolitikken til nye medlemmer og lægge den på kirkens hjemmeside. I kan med fordel også se nærmer på Missionsforbundets persondatapolitik.

2. Skabelonen til "Fortegnelse af behandlingsaktiviteter af personoplysninger" skal være med til at opfylde den dokumentationspligt, der påhviler en kirke. Der er en enkel og en udvidet version af skabelonen. Når I behandler personoplysninger, skal I kunne dokumentere, at I behandler dem efter reglerne i persondataforordningen. I skal derfor udarbejde en eller flere såkaldte fortegnelser, der beskriver, hvilke personoplysninger I behandler (både almindelige og følsomme), og hvordan I behandler oplysningerne. I skal også beskrive, hvorfor I behandler oplysningerne. Her skal I henvise til, hvorfor I må behandle personoplysningerne (fx interesseafvejningsreglen, anden lovlig hjemmel eller samtykke) og de grundlæggende principper for god databehandlingsskik.

 

Fordi en kirke ikke arbejder med økonomisk gevinst for øje, og hvis sigte er af religiøs art, kan vi lovligt behandle såkaldte følsomme oplysninger om vores medlemmer, tidligere medlemmer, frivillige og ansatte, hvis det efter vores formål er nødvendigt. Jf. Databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2. d.

Det er et krav, at fortegnelser er skrevet ned.

 

3. Skabelon til "Databehandleraftale".

I skal indgå en databehandleraftale med alle eksterne samarbejdspartnere og leverandører, der opbevarer eller behandler data (personoplysninger) for jer. Der skal ikke indgås en databehandleraftale med DDM, da alle er en  del af kirkesamfundet Det Danske Missionsforbund.

 

Vejledningen vil blive opdateret med nye ressourcer, og når der sker udvikling på området, fx som følge af uddybende vejledninger fra Datatilsynet. Datatilsynets Vejledning til frivillige foreningers behandling af personoplysninger giver en række eksempler på typiske databehandlere:

  • En aktør, der hoster en hjemmeside på vegne af foreningen, hvoraf der fremgår personoplysninger

  • Lønadministrationsplatform

  • Bookingløsninger

  • Office 365 / OneDrive / SharePoint

  • Dropbox

  • Google Drev

 

I vejledningen er der også eksempler på samarbejdspartnere og leverandører, hvor I typisk ikke skal indgå en databehandleraftale. Det er fx:

  • Videregivelse til skattemyndighederne

  • Mobilepay

  • Netbank

  • Microsoft Office-pakken på foreningens egen hardware

 

De to lister er ikke udtømmende for samarbejdspartnere og leverandører, som foreninger skal indgå databehandleraftaler med. 

 

Vi har udarbejdet en forenklet version af en databehandleraftale, men I kan også benytte Datatilsynets standard skabelon. I kan finde begge i download sektionen.

 

Vær særligt opmærksomme på, om I bruger cloud-løsninger som Dropbox og Google Drev til at opbevare fx medlems oplysninger. Cloud-leverandører anvender ofte standardvilkår, som ikke nødvendigvis overholder EU's persondataforordning.

Udover de tre dokumentskabeloner kan du også hente en "billede samtykke-skabelon" og tre gode vejledninger fra Datatilsynet, samt databeskyttelsesforordningen på dansk

 
 
 
 
 
 
 

Spørgsmål og svar

GDPR

Hvad er GDPR?


GDPR er den engelske forkortelse og står for, General Data Protection Regulation, og er en lovgivning, som er indført af EU. Databeskyttelse blev særlig relevant d. 25. maj 2018, da alle virksomheder fra denne dato skulle efterleve GDPR-reglerne. På dansk kaldes forordningen " Databeskyttelsesforordningen". Den kaldes også Persondatafordningen.




Hvad er personoplysninger?


Personoplysninger er informationer, der kan bruges til at identificere en fysisk person fx en bruger, et medlem, en frivillig eller en ansat. Personoplysninger er fx et navn, adresse, telefonnummer, mailadresser, fødselsdato eller et billede. Det kan også være oplysninger om fx helbred, seksuelle forhold, etnisk oprindelse eller fagforeningsmæssigt tilhørsforhold. Persondataforordningen skelner mellem tre typer personoplysninger: Almindelige personoplysninger, følsomme personoplysninger og straffedomme og lovovertrædelser. Typen af personoplysninger har stor betydning for, om og hvordan I skal behandle oplysningerne. 1. Almindelige personoplysninger De personoplysninger, der ikke falder ind under kategorien ”følsomme personoplysninger”, kaldes ”almindelige personoplysninger”. Almindelige personoplysninger er fx navn og adresse, oplysninger om økonomiske forhold, kundeforhold eller andre lignende ikke-følsomme oplysninger. 2. Følsomme personoplysninger Oplysninger om race eller etnisk oprindelse, politisk, religiøs, filosofisk overbevisning eller fagforeningsmæssigt tilhørsforhold samt genetiske og biometriske data, som behandles med det formål entydigt at identificere en fysisk person, helbredsoplysninger eller oplysninger om en fysisk persons seksuelle forhold eller seksuelle orientering. Det er kun de nævnte oplysninger, der anses for følsomme oplysninger i persondataforordningen. Det betyder, at selve medlemskabet af en forening fx med fokus på et bestemt handicap kan være en følsom personoplysning. 3. Strafbare forhold og personnummer (CPR-nummer) I må behandle oplysninger om strafbare forhold, hvis:

  • Den oplysningerne vedrører (den registrerede) har givet sit samtykke
  • Det er nødvendigt for at I kan varetage en berettiget interesse og denne interesse klart overstiger hensynet til den registrerede.
Børneattesten er et eksempel på, at I behandler oplysninger om en persons strafbare forhold. Når I indhenter børneatteser på en frivillig eller en ansat, skal I altid have hans eller hendes samtykke. Denne afgives i personens E-boks i forbindelse med indhentning af børneattesten.




Hvem er dataansvarlig?


Den ”dataansvarlige” er den fysiske eller juridiske person, der alene eller sammen med andre afgør, til hvilket formål og med hvilke hjælpemidler, der må foretages behandling af oplysninger. For nogle få kirker eller kirkeplantninger kunne der måske være aktuelt med et fælles dataansvar mellem DDM (kirkesamfundet) og kirken. I tilfælde af fælles dataansvar skal ansvaret for behandlingen fordeles på en gennemsigtig måde. Eksempelvis vil det skulle fastlægges, hvem der skal tage sig af anmodninger om indsigt fra registrerede personer og oplysningspligten. Kontakt Simon Holtti for yderligere information Hvis man vælger at ikke gøre brug af DDMs medlemssystem (Collect) og/eller man vil indsamle flere oplysninger om medlemmer, ansatte, ledere og opbevare det på andre platforme end Collect, så vil det være den enkelte kirke, der er dataansvarlig. Kirkesamfundet (DDM) vil altså være ansvarlig for sin behandling af de indsamlede personoplysninger, mens kirkerne er ansvarlig for deres egen behandling.




Hvad er fælles dataansvar?


I de fleste tilfælde i relationen mellem en kirke og kirkesamfundet er der ikke tale om fælles dataansvar. Ring til vores sekretariat for at få en snak om dette, hvis du er i tvivl. Hvis to eller flere parter i fællesskab bestemmer, hvorfor der skal behandles personoplysnin-ger (formålet), og hvordan der skal behandles personoplysninger (hjælpemidlerne), er de fæl-les dataansvarlige for behandlingen.(jf. databeskyttelsesforordningens artikel 26) Fælles dataansvar kan altså kun komme på tale, hvis du og en eller flere andre parter sammen har ansvaret for en behandling, og hvis I alle har ret til at bruge oplysningerne til egne formål. Der er altså ikke tale om et fælles dataansvar, hvis en behandling kun foretages til dine eller en anden parts formål. Kilde: Datatilsynet




Hvem i kirken er dataansvarlig?


Den dataansvarlige er den, som juridisk set er ansvarlig for overholdelsen af reglerne. Det er således den dataansvarlige, som fx vil kunne blive pålagt en bøde. I DDMs kirker vil det normalt være menighedsrådet. Det er kirken som sådan, der er dataansvarlig for den behandling af personoplysninger, som foretages af kirken. Det er ikke den eller de personer, som har ansvaret for databeskyttelse i kirken, der er dataansvarlig. Kirken kan dog med fordel vælge en person, der overordnet har opgaven med at holde styr på kirkens behandling af personoplysninger.




Er der specielle krav til kirkers behandling af personoplysninger?


Vi må behandle almindelige personoplysninger, hvis I har en lovlig grund – kaldet hjemmel - til at behandle dem. En hjemmel til at behandle personoplysninger kan fx være:

  1. At opfylde en aftale fx en kontrakt i forbindelse med et ansættelsesforhold
  2. At en person har givet sit samtykke. Se Datatilsynets vejledning om samtykke (Artikel 6. stk. 1, a.)
  3. At I er forpligtet pga. lovkrav – hvis I fx skal indberette oplysninger om en ansat medarbejder til Skat (Artikel 6. stk. 1, c.)
  4. At I har en legitim interesse - fx hvis foreningen ønsker at offentliggøre situationsbilleder fra den årlige generalforsamling uden at indhente samtykke fra de deltagere, der optræder på billederne. Her vil Datatilsynet altid veje de afbilledes interesse og rettigheder op imod foreningens interesse (Interesseafvejningsreglen). Ifølge " Justitsministeriets vejledning til foreninger" kan foreninger i langt de fleste tilfælde behandle almindelige personoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen. (Artikel 6. stk. 1, b-f.)
Normalt må man ikke behandle følsomme personoplysninger. I forordningen er der nævnt en række undtagelser, som gør det muligt at behandle følsomme personoplysninger, herunder religiøse. Undtagelserne gælder kun, hvis I har en lovlig grund til at behandle oplysningerne, og hvis I sørger for at overholde principperne om god databehandlingsskik. Undtagelserne er nævnt i persondataforordningens artikel 9, stk. 2.d. "Behandling foretages af en stiftelse, en sammenslutning eller et andet organ, som ikke arbejder med gevinst for øje, og hvis sigte er af politisk, filosofisk, religiøs eller fagforeningsmæssig art, som led i organets legitime aktiviteter og med de fornødne garantier, og på betingelse af at behandlingen alene vedrører organets medlemmer, tidligere medlemmer eller personer, der på grund af organets formål er i regelmæssig kontakt hermed, og at personoply­sningerne ikke videregives uden for organet uden den registreredes samtykke."
De undtagelser, som er være relevante for en kirke er:
  1. At I har fået samtykke fra den registrerede til at behandle oplysningerne til et eller flere specifikke formål.
  2. At det er nødvendigt at behandle oplysningerne for, at I kan overholde foreningens forpligtelser på det arbejds-, sundheds- og socialretlige område, fx hvis foreningen har ansatte, eller der er specifikke lovkrav eller lovlig grunde.
  3. Når behandlingen foretages af en forening eller frivillig organisation, som har et almennyttigt eller religiøst formål uden gevinst for øje. Behandlingen skal ske som en del af foreningens lovlige aktiviteter og være en naturlig følge af foreningens formål. Det er en betingelse, at behandlingen kun vedrører foreningens medlemmer, tidligere medlemmer eller personer, der pga. jeres formål er i regelmæssig kontakt med foreningen. Samtidig har foreningen en særlig forpligtelse til at sørge for, at oplysningerne ikke bliver misbrugt, f.eks. ved at sikre, at de bliver opbevaret sikkert, og det kun er udvalgte personer, der har adgang til dem. Videregivelse af følsomme personoplysninger uden for foreningen kræver samtykke fra den registrerede.
  4. At oplysningerne tydeligvis er offentliggjort af den registrerede selv.




Hvornår har personoplysninger historisk værdi?


Almindelige personoplysninger kan i udgangspunktet gemmes, når de har historisk værdi. Hvornår, samt hvilke oplysninger, der har historisk værdi, må afgøres konkret ud fra en den enkelte kirkes traditioner. Her tænkes særligt på tillidshverv, ansættelser, bestemte funktioner.




Er e-mails omfattet af persondataforordningen?


Skal e-mails med et medlem, leder eller ansat slettes ved udmeldelse eller ansættelsens ophør? Ja. E-mails, der indeholder medlemsoplysninger, persondata, skal slettes, når der ikke længere er et formål med at have dem liggende.




Skal man have samtykke til udsendelse af nyhedsbreve?


Måske. Kirken skal finde en grund (en hjemmel) i databeskyttelsesreglerne til behandlingen af personoplysninger, hvilket f.eks. kan være et samtykke. Hjemmel vil efter omstændighederne også kunne findes i interesseafvejningsreglen, hvis nyhedsbrevet udsendes i overensstemmelse med foreningens formål. MailChimp kan fx. sættes op så der indhentes et samtykke fra alle modtagere.




Hvad er behandling af personoplysninger?


Behandling af personoplysninger og persondata er en aktivitet eller en række af aktiviteter, som involverer brug af personoplysninger. Det kan være både indsamling, registrering, opbevaring, sletning eller ændring, søgning i, sammenstilling, overladelse eller videregivelse til personer, myndigheder, selskaber mv. uden for kirken.





Billeder

Er der nye regler for billeder?


JA. Efter Datatilsynets opfattelse har afgrænsningen mellem "situations- og portrætbilleder", vist sig at være uklar. ( Læs nyhed her) Datatilsynet skelner derfor ikke længere mellem situations- og portrætbilleder og hvorvidt et billede må offentliggøres på internettet – uden samtykke fra den berørte person – vil bero på en helhedsvurdering af billedet og formålet med offentliggørelsen. Det påhviler derfor den dataansvarlige – som ved enhver behandling af personoplysninger – at vurdere, på hvilket behandlingsgrundlag et billede af en identificerbar person kan offentliggøres. Den teknologiske og samfundsmæssige udvikling, der har været siden 2002, har endvidere medført et markant skift i anvendelsen af internettet. Billeder af identificerbare personer offentliggøres således i dag i vidt omfang på hjemmesider og sociale medier som f.eks. Facebook og Instagram. Mange mennesker opfatter dette som værende ganske uproblematisk, så længe der er tale om, at der sker offentliggørelse af helt harmløse billeder af dem på internettet. Læs mere i Datatilsynets tekst om offentliggørelse af billeder på internettet. I skal som regel altid være forsigtige med at lægge billeder af frivillige, medlemmer, ledere – og særligt af børn – på nettet. Når det skal vurderes, om offentliggørelsen af et billede med børn og unge er lovlig, skal man tænke på, at børn efter databeskyttelsesretten har en særlig beskyttelse, fordi de er mindre bevidste om de risici og konsekvenser, der kan være forbundet med behandling af personoplysninger. Vi opfordrer vores kirker at indhente samtykke, før man offentliggør portrætbilleder, herunder gruppebilleder, hvilket er baggrunden for den samtykkeerklæring-skabelon du kan hente fra vores gdpr side. " Samtykke billeder"




Hvad er et situationsbillede?


Situationsbilleder kan normalt offentliggøres uden, at dem på billedet har givet samtykke til det. Udgangspunktet er, at situationsbilleder kan offentliggøres uden samtykke med hjemmel i interesseafvejningsreglen i persondataforordningens § 6, stk 1,f. Efter Datatilsynets opfattelse har afgrænsningen mellem "situations- og portrætbilleder", vist sig at være uklar. Læs mere under spørgsmålet: " Er der nye regler for billeder?"




Hvad er et portrætbillede?


Portrætbilleder er billeder, hvor formålet er at afbilde en eller flere bestemte personer, der som følge af billedets karakter er let genkendelige. Det kan f.eks. være et opstillet gruppebillede eller et holdbillede. Det kræver normalt altid samtykke at offentliggøre portrætbilleder. Efter Datatilsynets opfattelse har afgrænsningen mellem "situations- og portrætbilleder", vist sig at være uklar. Læs mere under spørgsmålet: " Er der nye regler for billeder?"




Må man dele billeder fra arrangementer o. lign. i menighedsblade eller på en lukket side på internettet?


Om billeder kan videregives uden samtykke i et menighedsblad eller på en lukket side på internettet afhænger af en konkret afvejning af formålet med videregivelsen over for den registreredes interesse i, at der ikke videregives oplysninger. Kirken kan – som det er tilfældet for offentliggørelse af billeder på internettet – eksempelvis lægge vægt på, om der er tale om situationsbilleder eller portrætbilleder, samt hvor tungtvejende et formål videregivelsen af billederne har. Kirken kan også lægge vægt på, at deling internt i foreningen normalt vil være en mindre indgribende behandling end offentliggørelse på internettet. Kilde: Justitsministeriets vejledning om frivillige foreningers behandling af personoplysninger.




Hvor lang tid må billeder være tilgængelige på eksempelvis kirkens hjemmeside?


Behandling af personoplysninger skal ske til saglige formål og må ikke finde sted i længere tid, end det er nødvendigt i forhold til de formål, som kirken vil opnå med behandlingen. I skal overveje, om grunden til at billederne er på hjemmesiden vejer tungere end den registreredes interesse i, at de ikke er på hjemmesiden. Kirker kan i den forbindelse f.eks. overveje, hvilken interesse bl.a. kirkens medlemmer har i, at gamle billeder fortsat er tilgængelige. På den anden side kan kirken overveje, hvilken interesse de afbildede kan have i, under hensyntagen til billedernes karakter, at billederne slettes. Hvis offentliggørelsen af et billede er baseret på et samtykke fra den registrerede person, og det trækkes tilbage i henhold til muligheden herfor, skal billedet slettes.





 

Kontakt

Misionsforbundets Sekretariat

Har du spørgsmål eller bemærkninger til vores persondatapolitk, eller ønsker du at gøre brug af en eller flere af dine rettigheder, kan du kontakte vores sekretariatsleder:

Simon Holtti

Sekretariatsleder

E-mail: sekretariat@missionsforbundet.dk

Telefon: 40163199

© 2018 Missionsforbundet | Borrevejlevej 26 | 4000 Roskilde |

 Tlf. 40162131 | Konto nr.: 2374 0370110700 | MobilePay 67125 | CVR 66741710

Persondatapolitik | Cookiepolitik  | Webmaster